راهنمای کامل برای مدیریت تماس‌های کاری و شخصی روی یک موبایل
وقتی تماس‌های کاری و شخصی روی یک گوشی مدیریت نشود، نتیجه‌اش چیزی جز خستگی، بی‌حوصلگی و کاهش کیفیت ارتباط با اطرافیان نیست. تداوم این روند حتی می‌تواند بر بهره‌وری شغلی و سلامت روحی فرد هم اثر منفی بگذارد.
در این مطلب، مجموعه‌ای از روش‌ها و ابزارهای کاربردی را بررسی می‌کنیم تا بتوانید تماس‌های کاری و شخصی را روی یک موبایل به بهترین شکل مدیریت کنید و دوباره مرز روشنی میان زندگی حرفه‌ای و شخصی خود ایجاد کنید.
راهکارهای ساده برای مدیریت تماس‌ها در موبایل
مدیریت تماس‌ها لزوماً نیاز به ابزارهای پیچیده یا هزینه‌بر ندارد. بسیاری از امکانات موردنیاز در خود گوشی‌های هوشمند تعبیه شده‌اند و می‌توانند به‌سادگی به شما کمک کنند تا تماس‌های کاری و شخصی را از هم تفکیک کنید.
استفاده از قابلیت‌های گوشی برای کنترل تماس‌های ورودی
گوشی‌های امروزی قابلیت‌هایی دارند که اگر درست به کار گرفته شوند، تعادل میان کار و زندگی شخصی را تا حد زیادی حفظ می‌کنند.
- Do Not Disturb و Focus Mode: این دو قابلیت به شما اجازه می‌دهند تماس‌ها و اعلان‌های غیرضروری را در زمان‌های مشخص بی‌صدا کنید. به‌عنوان مثال، می‌توانید در ساعات غیرکاری همۀ تماس‌های کاری را مسدود کنید و تنها تماس‌های ضروری از افراد منتخب را دریافت کنید.
- Samsung Modes & Routines یا معادل‌های مشابه: با این ویژگی می‌توانید برای ساعات کاری و شخصی، تنظیمات متفاوتی تعریف کنید. مثلاً هنگام ورود به محل کار، گوشی به‌طور خودکار در حالت کاری قرار بگیرد و بعد از خروج، به حالت شخصی بازگردد.
- تفکیک اپلیکیشن‌ها در صفحه‌های مختلف: انتقال اپلیکیشن‌های کاری به یک صفحه‌ی مجزا در گوشی، ذهن شما را از درهم‌ریختگی نجات می‌دهد و باعث می‌شود بین کار و زندگی شخصی مرز بصری مشخصی داشته باشید.
- اکانت‌ها و پروفایل‌های جداگانه: برخی گوشی‌ها امکان ساخت پروفایل کاری و شخصی را فراهم می‌کنند. با این روش، داده‌ها، تماس‌ها و پیام‌های مربوط به کار در یک بخش و اطلاعات شخصی در بخشی دیگر نگهداری می‌شوند.
تعیین مرزها و سیاست‌های خود در پاسخ به تماس‌ها
ابزارهای دیجیتال به‌تنهایی کافی نیستند؛ عادت‌سازی و سیاست‌گذاری شخصی نیز اهمیت زیادی دارد.
- شفاف‌سازی ساعت‌های کاری برای همکاران و مشتریان: اگر از شمارۀ شخصی برای تماس‌های کاری استفاده می‌کنید، بهتر است به‌طور واضح ساعات در دسترس بودن خود را اعلام کنید. این کار توقعات را مدیریت می‌کند و فشار روحی را کاهش می‌دهد.
- خاموش کردن نوتیفیکیشن‌های کاری بعد از ساعات مشخص: گوشی شما می‌تواند با یک تنظیم ساده، پیام‌ها و تماس‌های کاری را در ساعات غیراداری بی‌صدا کند تا به استراحت و زندگی شخصی برسید.
- استفاده از دستگاه جداگانه (گوشی دوم): اگر تماس‌های کاری حجم زیادی دارند، داشتن یک گوشی اختصاصی برای کار، ساده‌ترین و درعین‌حال مطمئن‌ترین راه‌حل است. به این ترتیب، در پایان ساعت کاری کافی است گوشی دوم را کنار بگذارید تا تمرکز شما به زندگی شخصی بازگردد.
دایورت تماس‌ها؛ ابزار کاربردی برای تعادل بهتر میان تماس‌های شخصی و کاری
یکی از ساده‌ترین راهکارها برای مدیریت بهتر تماس‌های کاری و شخصی، استفاده از قابلیت دایورت تماس‌ها است. شاید برایتان سؤال باشد که دایورت چیست، به زبان ساده، دایورت قابلیتی است که تماس‌های ورودی شما را به شمارۀ دیگری منتقل می‌کند. به این ترتیب، اگر در دسترس نباشید یا نخواهید مستقیماً پاسخ دهید، تماس به‌صورت خودکار به شماره‌ای دیگر هدایت می‌شود.
انواع دایورت تماس‌ها
دایورت بسته به نیاز شما می‌تواند در شرایط مختلف فعال شود:
- دایورت کامل: همۀ تماس‌ها بدون استثنا به شمارۀ دیگری منتقل می‌شوند.
- دایورت در زمان اشغال بودن: وقتی در حال مکالمه هستید، تماس‌های جدید به خط دیگری انتقال پیدا می‌کنند.
- دایورت هنگام عدم پاسخگویی: اگر ظرف چند ثانیه تماس را جواب ندهید، سیستم آن را به شمارۀ دیگری هدایت می‌کند.
- دایورت در زمان خاموش بودن گوشی: زمانی که دستگاه خاموش یا خارج از دسترس است، تماس‌ها روی شمارۀ جایگزین زنگ می‌خورند.
مزایای دایورت تماس‌ها
- از دست ندادن تماس‌های کاری یا شخصی مهم.
- مدیریت حرفه‌ای تماس‌ها، به‌ویژه برای مدیران و صاحبان کسب‌وکار.
- ایجاد آرامش بیشتر در زندگی شخصی، چون تماس‌ها به شمارۀ دیگری منتقل می‌شوند.
معایب دایورت تماس‌ها
- در برخی موارد ممکن است هزینه‌های اضافی به‌عهدۀ کاربر باشد.
- احتمال تداخل تماس‌ها یا سردرگمی در صورتی که چند شمارۀ مختلف برای دایورت تعریف شده باشند.
به‌طور کلی، دایورت یک ابزار ساده و درعین‌حال کاربردی است که اگر به‌درستی استفاده شود، می‌تواند مرز مشخصی میان زندگی کاری و شخصی ایجاد کند.
آنچه درمورد ایجاد تعادل بین تماس‌های کاری و شخصی گفتیم
همان‌طور که دیدیم، بی‌توجهی به مرز میان تماس‌های کاری و شخصی می‌تواند استرس، خستگی و حتی نارضایتی مشتریان را به همراه داشته باشد.
خوشبختانه ابزارهای ساده‌ای مانند دایورت تماس‌ها، استفاده از پروفایل‌های کاری در موبایل می‌توانند کمک کنند تا تماس‌ها هوشمندانه‌تر مدیریت شوند. این راهکارها هم مانع از دست رفتن ارتباطات کاری می‌شوند و هم آرامش شخصی شما را حفظ می‌کنند.
اکنون انتخاب با شماست؛ اگر به دنبال افزایش بهره‌وری، کاهش فشار روانی و بهبود کیفیت روابط شخصی هستید، زمان آن رسیده که از این راهکارهای هوشمندانه بهره ببرید و کنترل تماس‌های خود را دوباره به دست بگیرید.