مشارکت در ارائه پاورپوینت

به اشتراک‌گذاری یک ارائه در پاورپوینت

برای اینکه فردی بتواند همراه با شما در ارائه اسلایدهای پاور پوینت مشارکت داشته باشد، باید فایل اسلایدها را با او به اشتراک بگذارید. برای این کار ابتدا فایل ارائه را باز کنید و روی آیکون به اشتراک‌گذاری که در گوشه سمت راست بالا قرار دارد کلیک کنید.

یک بنر روی فایل ارائه شما نمایش داده می‌شود. اولین چیزی که باید به آن توجه داشته باشید قسمتی است که می‌خواهید با فرد دیگری به اشتراک بگذارید. برای به اشتراک‌گذاری 2 روش وجود دارد.

استفاده از منوی Share در پاورپوینت برای به اشتراک‌گذاری فایل‌های پاورپوینت

با استفاده از روش Invite People برای به اشتراک‌گذاری باید مراحل زیر را انجام دهید:

• آدرس ایمیل افرادی که می‌خواهید ارائه را با آن‌ها به اشتراک بگذارید تایپ کنید.
• اگر تمایل دارید برای آن‌ها یادداشتی ارسال کنید.
• برای آن‌ها امکان دسترسی با قابلیت ویرایش یا فقط مشاهده اسلایدها را ایجاد کنید.
• می‌توانید مشخص کنید که افرادی که آن‌ها را مشخص کرده‌اید حتماً دارای حساب کاربری مایکروسافت باشند.
• در نهایت اسلایدهای ارائه خود را با آن‌ها با اشتراک بگذارید.

اگر از گزینه Get a Link برای به اشتراک‌گذاری ارائه خود استفاده می‌کنید ابتدا امکان دسترسی با قابلیت ویرایش و یا فقط مشاهده را برای افرادی که اسلاید را با آن‌ها به اشتراک می‌گذارید ایجاد کنید. سپس روی گزینه Create Link کلیک کنید.

در این حالت لینک به اشتراک‌گذاری ارائه برای شما ایجاد و نمایش داده می‌شود.

به محض اینکه لینک به اشتراک‌گذاری برای شما ایجاد شد می‌توانید لینک را در اختیار هر کسی که می‌خواهید ارائه را با آن‌ها به اشتراک بگذارید قرار دهید. توجه داشته باشید که هر فردی که این لینک را داشته باشد امکان دسترسی به فایل ارائه و اسلایدهای ارائه شما را خواهد داشت. پس حتماً توجه کنید که این لینک را با چه افرادی به اشتراک می‌گذارید.

مشارکت در ارائه پاورپوینت

بعد از اینکه لینک به اشتراک‌گذاری را در اختیار سایر افراد مورد نظر خود قرار دادید می‌توانید مشارکت را آغاز کنید. خوشبختانه پاورپوینت ابزار زیادی در اختیار کاربران خود قرا می‌دهد که با استفاده از آن‌ها می‌توانید مشارکت در ارائه را جذاب‌تر کنید.

در پاورپوینت امکان اینکه ببینید چه کسی در حال کدام اسلاید و یا کدام بخش از ارائه است وجود دارد. در واقع وقتی فردی با شما در ارائه در حال مشارکت است برای شما یک آیکون یک پیش‌نمایش به صورت نمای بند انگشتی در گوشه سمت راست بالای صفحه‌نمایش نشان داده می‌شود.

برای اینکه ببینید هر کدام از افرادی که با آن‌ها ارائه را به اشتراک گذاشته‌اید در حال مشاهده یا ویرایش کدام قسمت هستند روی آیکون بد انگشتی کلیک کتید. اگر می‌خواهید به همان اسلاید بروید گزینه Go to Location را انتخاب کنید.

در این حالت اسلایدی را که افراد دیگر در حال مشاهده یا ویرایش آن هستند مشاهده خواهید کرد.

قرار دادن کامنت برای دیگران

امکان کامنت گذاری برای سایر افرادی که اسلایدها را با آن‌ها به اشتراک گذاشته‌اید برای شما وجود دارد. برای اینکه برای دیگران کامنت ایجاد کنید و یا بخشی از متن را هایلایت کنید روی گزینه New Comment کلیک کنید.

در جعبه متنی باز شده کامنت مورد نظر خود را تایپ کنید. و سس روی آیکون فلش کلیک کنید تا از آن خارج شوید.

کامنت شما برای افراد زمانی که دوباره اسلایدها را باز می‌کنند به صورت یک آیکون پیامی نمایش داده می‌شود.

برای خواندن پیام‌هایی که سایر افراد برای شما روی اسلایدها قرار داده‌اند روی گزینه Comment که در گوشه سمت راست بالای صفحه قرار دارد کلیک کنید.

برای پاسخ به کامنت‌ها در جعبه متنی پاسخ خود را تایپ کنید و سپس روی آیکون فلش کلیک کنید.

قابلیت‌های نسخه Premium پاورپوینت برای مشارکت در ارائه

در نسخه Premium پاورپوینت قابلیت‌هایی برای مشارکت در ارائه وجود دارد. یکی از این قابلیت‌ها امکان چت در هنگام ارائه است. این قابلیت را نمی‌توان به جای کامنت گذاری روی اسلایدها استفاده کرد اما ویژگی برتر آن این است که فقط دو نفری که با هم در حال چت کردن هستند از محتوای آن باخبرند و بقیه امکان اطلاع از آن را ندارند.

یکی دیگر از قابلیت‌های نسخه Premium پاورپوینت برای مشارکت در ارائه دسترسی به تاریخچه ایجاد اسلایدها است که همه تغییرات از ابتدا تا انتهای کار را نمایش می‌دهد. برای دسترسی به این قابلیت ابتدا از منوی File روی گزینه Info کلیک کنید و گزینه Previous Version را انتخاب کنید. این قابلیت برای نسخه Premium پاورپوینت فعال است و برای نسخه دیگر آن غیر فعال و به رنگ خاکستری نمایش داده می‌شود.